IT 는 Information Technology의 줄임말로 정보기술을 뜻하고, 최근에는 IT라는 용어보다 ICT 라는 용어를 사용한다. ICT는 Information & Commun-ication Technology의 줄임말로 정보통신기술을 뜻한다. 사전적으로는 정보통신기술이라고 정의하지만, Communication의 ‘통신’이라는 뜻에 ‘소통’의 개념을 덧붙여서 정보의 소통 기술로 해석하기도 한다.

데이터베이스, 서버, 통신, 보안, 어플리케이션 등 과거에는 듣기만 해도 머리가 아픈 IT 용어들이 스마트 폰의 대중화로 최근에는 많이 친숙해졌다. 예전에는 전문적이고 기술적인 종사자들만이 다루는 분야였던 IT가 이제는 일반적인 생활에도 많이 자리를 잡았다고 할 수 있다.

IT는 일상생활 속에 자리 잡기 시작하면서 사람들의 삶 속에 무엇보다도 ‘편리’와 ‘효용’이란 큰 선물을 주었다. 대중교통을 이용할 때마다 토큰이나 표를 끊어야 하던 것을 전자화폐(T머니)가 대신했고, 은행을 찾아 다니며 하던 업무를 스마트 폰으로 간단히 해결할 수가 있으며, 가족관계증명원도 이제 주민센터를 갈 필요 없이 사무실 PC 앞에 앉아서 출력해 볼 수가 있게 됐다.

IT는 이러한 기능상의 편리함에서 끝나는 것이 아니라, 은행을 가는 시간이나, 주민센터를 왕복하는 시간에 또 다른 가치 있을 일을 할 수 있는 효용성을 주는데 더 큰 의미가 있다고 할 수 있겠다.

기업은 영리를 얻기 위해 재화나 용역을 생산하고 판매하는 조직체다. 많은 종업원으로 구성된 큰 기업은 영업부문, 구매부문, 생산부문, 회계부문, 인사부문, 자금부문, 총무부문, 마케팅부문, 기획부문 등 다양한 부서로 구분된다. 이러한 기업의 부서 구성은 종업원 수가 많지 않은 기업이라고 할지라도 크게 다르지 않다.

이러한 다양한 부서들로 구성된 기업이, 하나의 목표를 정해서 수십, 수백명의 종업원이 그 목표를 달성하기 위한 일을 하기 위해 무엇보다도 상호간의 의사소통이 중요하다. 각기 다른 부서에서 다른 건물에서 일을 하고 있는 수많은 사람들이 원활한 의사소통을 하기 위해서는 어떤 방법이 좋을까?

우선 그 수많은 사람들이 한꺼번에 모일 수 있는 굉장히 넓은 공간이 있어야 하고, 또 특별히 정한 때 반드시 다 모여야 한다. 예를 들면 5백명의 종업원이 매주 정해진 시간에 회사 강당에 모두 모여 전달사항을 듣고 서로 정보를 공유하고 헤어져야 한다는 것이다.

아니면, 종업원들이 모이는 대신 회사의 대표가 일일이 해당 부문을 찾아 다니며 지시사항을 전달하는 방법도 있고, 전령들이 각 부문을 다니면서 전달사항을 공유하는 경우도 있을 수 있겠다. 하지만 이는 현실적으로는 불가능한 상황이다.

이러한 문제를 IT가 해결해 줄 수 있다. 그룹웨어는 기업 전산망에서 전자 우편과 전자결재 등을 결합해 조직 간 의사소통을 원활하게 하고 업무 효율을 높일 수 있도록 만든 프로그램이다. 이 그룹웨어를 통해 전달사항을 일괄적으로 전파하고, 각 부문 간의 업무 협업도 원활하고 효과적으로 할 수 있는 것이다.

앞서 언급한 IT가 일상 생활에 주는 기능상의 편리함 뿐만 아니라, 수작업으로 많은 시간을 허비하며 진행하던 업무가 IT의 도움을 받아 편리하게 끝나면서 그 시간에 다른 효과적이고 가치 있는 일을 할 수 있게 한 것이다.

사람, 조직 간의 의사소통 뿐만 아니라 기업이 가지고 있는 유/무형의 자산/자원끼리도 의사소통이 원활하게 이뤄져야 한다. 의사소통이 사람이나 조직이 아닌 무생물인 자산/자원의 개념에 덧입혀서 생소하게 들릴 수도 있겠지만, 예를 들어, 어떤 기업은 남성용 겨울 오리털 파카를 생산/ 판매하고 있다. 이 기업은 하청업체로부터 가공된 오리털, 지퍼, 기타 부자재 등을 받아서 오리털 파카를 완성하고 포장, 매장으로 출하해 일반 소비자에게 판매한다.

이 기업의 자산/자원이라고 하는 것은 헤아릴 수 없이 많다. 원단부터 시작해 하청업체로부터 받아서 보관하고 있는 오리털, 지퍼 등의 부자재, 생산라인, 포장지, 창고, 제품을 출하하는 물류센터, 물류센터 차량, 매장, 매장 직원, 매장의 각종 집기 등 오리털 파카 하나를 생산/판매하는 데 투입되는 자산과 자원이다.

만일 오리털 파카 하나를 생산하기 위해 이러한 수많은 자산과 자원을 일일이 발로 찾아 다니며 수작업으로 해야 한다면 어떤 일이 생길까? 오리털 파카를 그 해 겨울이 오기 전에 생산해 팔 수나 있을까 걱정해야 하는 상황이 발생할 것이다.

이러한 기업의 자산과 자원을 일괄적으로 통합하여 제공하는 IT 가 바로 ‘ERP 시스템’이다. ERP는 Enterprise Resources Planning의 줄임말로, 전사 자원관리 시스템을 말한다. 전사에 산재해 있는 자원 즉, 인사, 회계, 재무, 생산, 영업, 판매, 물류 등을 통합해 기업내의 인적, 물적 자원의 활용도를 극대화하기 위해 만든 시스템이다.

구성원 간의 의사소통 및 기업 내 인적, 물적자원의 활용을 효과적으로 하기 위해 그룹웨어와 ERP가 필요하다면, 그룹웨어와 ERP를 효과적으로 활용하기 위해서는 어떤 것이 필요할까?

바로 최근의 트렌드로 부각되고 있는 모바일 오피스 (Mobile Office)다.
앞서 언급한 효과적인 그룹웨어와 ERP도 반드시 사무실에 가야만하고, 본인의 책상 앞에 놓인 PC를 통해서만 활용할 수 있다는 단점이 모바일 오피스가 시공의 제약을 넘어 그룹웨어와ERP를 사용할 수 있다는 장점으로 극복된다.

이는 단순히 언제 어디서든 회사업무를 할 수 있다는 편리함을 뛰어넘어, 업무의 연속성을 가질 수 있다는 데 큰 의의가 있다. 이제는 IT 기술의 발전으로, 이동 중에 있더라도 중요한 결재의 처리나 메일의 전달도 스마트폰을 비롯한 여러 가지 모바일 기기를 통해서 신속하게 처리할 수 있기 때문에 신속한 의사결정으로 신속한 경영이 가능해졌다.

IT가 일반적인 생활에서 주는 혜택과 더불어 기업에서 꼭 필요한 IT 요소로 자리매김하고 있는 그룹웨어와 ERP시스템을 소개하고, 그룹웨어와 ERP시스템의 사용을 극대화하기 위한 모바일 오피스에 대해서도 언급했다. 물론 이러한 IT가 없어도 사람들은 살 수 있으며, 기업은 운영될 수 있다. 경쟁 구도 속에서는 가치나 기업의 영리를 포기하면 말이다.
/정보제공 LG CNS

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